Il n’est pas surprenant qu’un responsable marketing utilise des milliers de mails. Ces données personnelles méritent la plus grande attention puisqu’il faut les protéger. Pourtant, une mauvaise habitude est amplement suffisante pour exposer ces contacts.
Se connecter n’importe où, sans protection
Le Wi-Fi public, un risque bien réel
Le Wi-Fi public est pratique, mais il n’est pas sécurisé. Si vous consultez les campagnes de votre client, vous exposez ces informations. Certains points d’accès peuvent même être imités par des pirates. C’est pour cette raison que vous devez télécharger un VPN. Ce dernier ajoute une couche de protection à ne pas négliger.
Des connexions qui ne sont pas chiffrées
Les données échangées entre votre navigateur et le site sont protégées avec une connexion HTTPS. Ce n’est pas le cas avec le HTTP. Vous devez donc être attentif à l’URL lorsque vous naviguez sur un site, car un VPN apporte une protection complémentaire, mais il ne remplace pas le HTTPS.
Les outils gratuits ne le sont pas toujours vraiment
Que deviennent vos données ?
Un responsable marketing trouve un service gratuit qui promet de nettoyer les adresses invalides de sa liste. Il va donc importer le fichier CSV avec 5 000 contacts sans forcément consulter les conditions d’utilisation. À ce moment, il confie les données personnelles à une entreprise extérieure. Le fournisseur peut conserver ou utiliser certaines informations selon ses conditions. Ensuite, un incident de sécurité peut les exposer.
Vous devez donc vérifier la politique de confidentialité, la durée de conservation ainsi que les garanties du prestataire avant de réaliser un import. Lors d’une fuite, un message d’excuses ne suffira pas, d’où l’intérêt de faire toutes les vérifications en amont.
Extensions, connecteurs et applications tierces
Une extension vous permet de transférer automatiquement les contacts vers votre CRM. Lors de l’installation, elle demande l’autorisation de lire l’ensemble des données. Attention, si les permissions sont trop larges, elle aura accès à beaucoup plus d’informations. Vérifiez alors les autorisations avant de connecter l’application et supprimez également les intégrations qui ne sont pas exploitées.
Les habitudes d’équipe qui font fuiter les listes
Mots de passe partagés et accès jamais supprimés
Vous voulez que votre équipe gagne du temps, elle utilise donc le même compte. Malheureusement, si l’un d’entre eux quitte votre société, vous êtes face à un véritable problème puisqu’il possède les identifiants. C’est pour cette raison que la création d’un accès individuel est nécessaire.
Des exports qui traînent partout
Vous avez sans doute déjà exporté un fichier CSV que vous avez ensuite envoyé par mail à un collaborateur. Certes, la plateforme protège l’ensemble des données, mais ce n’est pas le cas pour les copies. Limitez donc le plus possible ces exports.
Mettre en place une routine de sécurité simple
Les vérifications à faire cette semaine
La première étape consiste à vérifier les comptes qui ont des accès puis à examiner les applications connectées. En quelques secondes, vous pourrez supprimer les accès inutiles.
Écrire les règles et prévoir le pire
Une violation de données doit être notifiée à la CNIL, mais faites en sorte que vos collègues sachent quels outils exploiter et où enregistrer tous les fichiers.
