Pour rédiger un mail professionnel efficace, on ne peut pas les écrire de la même manière qu’un SMS avec sa famille ou ses amis, car ce mail sert généralement à communiquer avec des collègues, vos patrons ou vos clients.
Et d’expérience je peux l’affirmer, avoir des bons contacts avec tout ce monde va vous simplifier la tâche. Un mail bien écrit aura des réponses plus rapides et elles aussi plus complètes. Donc votre efficacité peut être affectée.
Avant toute chose, si vous souhaitez envoyer des mails de prospections à un grand nombre de destinataires, il sera judicieux d’utiliser un logiciel emailing approprié. Dans le cas de courriels à quelques personnes, votre messagerie professionnelle fera amplement l’affaire. Pour vous aider à mieux rédiger vos mails je vous propose 7 conseils pour rédiger un mail professionnel efficace.
Ce conseil est celui qui va déterminer de quelle manière vous allez vous exprimer. Comme dit ci-dessus, si vous communiquez avec un collègue ou le chef de votre entreprise vous n’allez pas communiquer de la même manière.
Un mail TROP cordial peut par exemple donner un sentiment de distance avec un collègue direct ou proche, l’inverse serait d’être trop familier face à un client ou patron.
Comme toujours avec les mails, vous pouvez avoir le meilleur contenu au monde, si personne ne le voit, c’est du gâchis.
Vous allez donc devoir être clair dans vos sujets. Il faut que du premier coup d’œil votre interlocuteur sache de quoi il s’agit et soit intéressé. Il faut donc soigner un minimum l’orthographe.
Voici deux exemples pour le même sujet :
- A propo du documants que je vou avait dit ??? (Les fautes sont ici, volontaires)
- Demande de documents (votre nom, si ce n’est pas inclus dans votre adresse)
Donc, il faut des phrases courte, claire et qui vont droit au but.
Ce point se réfère directement au premier. Vous changerez le début de votre mail selon votre interlocuteur.
Vous devrez choisir entre : Bonjour (nom du collègue) /Madame ou encore Madame/Monsieur (titre ou nom de la personne).
Bien sûr, si vous êtes proche du collègue vous pouvez vous permettre un certain niveau de familiarité comme « salut ».
Vous pourrez suivre avec votre demande.
- Monsieur le Directeur,
Je prends contact pour le dossier truc, j’ai besoin de telle information.
Comme dit précédemment, vous pourrez varier selon l’interlocuteur.
Si vous faites un mail professionnel, c’est que vous avez besoin de quelque chose. Entre le temps d’attention, la disponibilité de la personne et le support que cette dernière utilise, vous devez dès le début du mail donnez votre intention.
Ne partez pas dans des gros détails complexe du dossier directement, il vous faut utiliser quelques mots donc simplifiez. Vous pouvez rajouter des détails après ce bout de texte. Mais s’il y a tant à écrire et envisagez un appel.
Exemple :
Hey (nom de mon collègue, on est proche)
Pour l’article sur les mails professionnels, j’ai besoin que tu regardes le point 4.
Quand vous parlez avec quelqu’un, peu importe qui, vous n’allez pas simplement vous lever sans un mot et claquer la porte, il y aussi des règles pour cela.
Les versions mails sont réservé pour les personnes très proches.
Vous allez sinon terminer avec « en vous souhaitant une bonne fin de journée » ou « en l’attente de vos nouvelles » selon la personne, toujours en lien avec le point 1.
D’autres exemples seraient : Cordialement, Salutation distinguées/respectueuses.
C’est normalement géré par votre service informatique, vous pouvez aussi automatiser cela. Il existe également plusieurs logiciels gratuits de création de signature mail en format HTML.
Il faut les informations pertinentes. Donc nom et prénom, suivi de votre numéro de téléphone. Si d’autres informations sont pertinentes ajoutez-les.
Et bien sûr il faut faire attention à la qualité du mail. Personne n’aime déchiffrer des communications dites « SMS » dans un mail professionnel. Il faut aussi faire attention à l’orthographe et la grammaire de votre mail. Et finalement n’oubliez jamais de relire et de vérifier si les pièces jointes soient bien là.
