Comment faire un publipostage par mail ? Guide complet

Vous désirez vous lancer dans l’emailing mais ne savez pas comment faire votre publipostage par mail ? Notre guide pour Outlook et Gmail, avec nos conseils pour faire un publipostage réussi.

Le publipostage correspond à un envoi de masse, généralement publicitaire, mais votre newsletter, si vous en avez une, peut aussi être considérée comme du publipostage et il est donc important que ces derniers soient de qualité pour obtenir de bons résultats. Passons à nos conseils.

Le publipostage est simple à faire, si vous avez les bons outils et les bonnes habitudes. Faites suffisamment d’erreur et vous aurez des problèmes allant de votre boîte mail bloquée, à des problèmes légaux. Pour vous éviter tout cela voici quelques solutions simples :

Ajoutez TOUJOURS la possibilité de se désinscrire

Pour des raisons légales il faut toujours avoir la possibilité de se désabonner d’une newsletter.

Ayez des listes de diffusions à jour et bien segmentées

Il faut dès le départ bien segmenter vos listes d’envois, pour éviter des casse-têtes plus tard lorsque vous préparez vos envois.

Adaptez votre publipostage au public cible

Cela touche plus au contenu qu’à l’envoi. Il est important que le contenu soit adapté. Sinon les gens ne regarderont pas vos mails et les passeront directement au Spam.

Assurez-vous que l’envoi se fait comme prévu, testez avec vos adresses

Une étape très simple dans toute opération en ligne. Il est facile que des erreurs se glissent dans votre publipostage, donc, faites-vous un envoi et vérifier si tout est correct

Personnalisez les envois

Vous pouvez selon les outils, automatiser vos envois. Par exemple pour que le nom du destinataire se trouve en tête de votre mail, pour cela bien sûr il faut des listes complètes.

Je tiens à préciser avant le guide que le publipostage par mail est pratique pour de petites listes ou lorsque vous n’avez pas besoin de retours.

Car il y a plusieurs défauts aux envois par mail :

1. Un taux de délivrabilité plus bas
2. Nombre d’envois limité
3. Aucun retour
4. Limitations dans la conception
5. Aspects légaux

1. Les adresses personnelles qui font des envois de masses seront facilement filtrées et donc vos mails passeront en spam. Un outil de publipostage permettra d’envoyer une double confirmation qui améliorera énormément le taux délivrabilité. De plus ils gèrent les envois pour qu’ils augmentent graduellement et vous évite d’être bloqué.

2. Les adresses personnelles ont une limitation sur le nombres de mails que vous pouvez envoyer par heures.

3. Sachez que vous n’aurez aucunes informations sur vos envois (le taux délivrabilité par exemple) et serez très vite limité dans le développement et l’adaptation de votre publipostage.

4. Il n’y a pas d’options intégrées qui permettent d’automatiser la gestion des listes (important pour le point 5.), la conception du mail même sera moins simple.

5. Comme précisé précédemment il est important d’ajouter une option pour se désinscrire, que vous devrez gérer vous-même, cependant si les envois se multiplient ces demandes le feront aussi. Les outils de publipostage pourront gérer les demandes ce qui est un gain de temps énorme.

Pour plus d’informations je vous renvoie sur notre article sur les outils de publipostage gratuit : Le TOP 15 des Logiciels Emailing gratuits.

1. Créez votre mail dans Word

Première étape importante. Rédigez votre newsletter dans Word. Vérifiez bien qu’il soit prêt car il sera envoyé tel-quel !

2. Sélectionnez Publipostage

Vous aurez alors toutes les options en lien avec le publipostage. Mais ici seulement 2 options-nous intéresse :

3. Sélectionnez la liste de destinataires

Sélectionner dans cet ordre :

1. Démarrer le publipostage
2. Messages électroniques
3. Sélectionner des destinataires
4. Choisir dans les contacts Outlook

Vous avez maintenant sélectionné votre liste d’envoi !

4. Finalisez et envoyez

Vous aller maintenant envoyer votre mail. Une fois l’étape terminée vous effectuerez l’envoi.

Sélectionnez « Terminer et Fusionner » en haut à droite, ensuite choisissez « Envoyer des messages électroniques ». Vous avez plusieurs données à remplir. Lorsque vous cliquerez sur « Fusionner avec un message électronique » l’envoi devrait s’effectuer.

Je conseille de se faire le premier envoi à soi-même pour vérifier si l’envoi se faire correctement.

Pour commencer, il vous faudra avoir un compte Google avec Google Drive et Gmail activés

1. Rédigez le mail

Ouvrez un nouveau document dans Google Doc et rédigez votre mail.

2. Ouvrir Google Sheet et chargez-les les modules nécessaires

Ouvrez le menu pour charger des modules complémentaires et sélectionnez Yet Another Mail Merge, ensuite retournez sur le module et cette fois-ci sélectionnez « démarrer le publipostage ».

3. Sélectionnez vos listes et finalisez l’envoi

Choisissez comment importer les adresses, rajoutez le nom d’expéditeur et sélectionnez votre Google Doc contenant le mail.

Maintenant il ne reste plus qu’à faire l’envoi en fonction du nombre de mails qu’ils vous restent.

Que ce soit un publipostage pour gmail ou pour d’autres plateformes, ce système présente toujours de multiples avantages. En effet, le fait de pouvoir envoyer un mail à vos listes de contact est déjà un point fort de ce type de messagerie.

Il permet de cibler les destinataires

Le publipostage est avantageux du fait qu’il donne la possibilité de bien cibler les destinataires depuis une liste. De plus, il propose une offre personnalisée. Ainsi, il est certain que le destinataire va ouvrir votre courrier puisque cela lui est adressé d’une manière personnelle. C’est ce qui en fait également de l’un des meilleurs outils d’email marketing, même jusqu’à maintenant.

Il permet de gagner du temps

Grâce au publipostage, il est possible de rendre automatique la personnalisation. Pour cela, il suffit de lier la liste de contact à votre courrier type. Ainsi, vous pouvez communiquer avec plusieurs personnes en peu de temps. De plus, l’adresse sera aussi imprimée en simultanée sur le courrier. Cela favorise encore plus le gain de temps.

Pour être sûr que le publipostage fonctionne selon vos attentes, pensez à bien travailler votre message. Il faut que cela soit parfaitement percutant. Il faut que votre mail suscite l’intérêt et la confiance. Cela doit toucher l’esprit du destinataire et l’inciter à agir et devenir plus qu’un simple lecteur. N’oubliez pas de choisir le bon ton en fonction de votre objectif.

Vous pouvez également partir sur la combinaison de la tradition et de la technologie. Pour cela, vous pouvez intégrer une campagne de publipostage à une campagne numérique. Cela fonctionne très bien puisqu’environ 44 % des prospects en arrivent à visiter le site internet des entreprises qui ont eu recours à ce système. En effet, le prospect agit plus facilement lorsque vous l’invitez avec un courrier papier.