Le mail demeure un des outils de communication parmi les plus utilisés, notamment dans le milieu professionnel. Il y a toutefois plusieurs règles à respecter, et c’est précisément pour vous aider à réaliser un mail professionnel parfait que nous allons regrouper les principales astuces dans le domaine.
Je vous propose de voir ensemble les 8 astuces parmi les plus importantes afin de réaliser le mail pro parfait et d’éviter les pièges de débutant.
Cela peut paraître évident, mais le titre est le premier élément que la personne verra à propos de votre email. Si vous laissez vide cette section, il y a de fortes chances que votre email ne soit même pas lu ! À noter que vous devez éviter les mots « URGENT » ou « IMPORTANT » dans le titre, il n’y a rien de pire pour énerver votre interlocuteur.
Un titre clair permettra également de retrouver facilement votre mail quand vous ou votre interlocuteur en aurez besoin lors d’une recherche dans votre messagerie mail.
Il n’y a rien de pire que les discussions impersonnelles où l’on sent que l’on est uniquement un numéro. Pour rendre la discussion moins anonyme, vous pouvez indiquer le nom de la personne (Cher Monsieur… ou Bonjour Matthieu, etc.) pour commencer votre email. N’hésitez pas d’aller à l’essentiel dès le début du message (et ne pas trop broder, au risque de perdre l’attention de votre lecteur). Quand on sait qu’un taux d’ouverture moyen en emailing est de 17.8% en 2020, on comprend l’intérêt d’aller à l’essentiel.
Les émoticônes sont un excellent moyen d’indiquer votre état d’esprit en écrivant une phrase, ce qui peut être utile pour éviter de l’ambiguïté. Il faut toutefois éviter de trop les utiliser au risque d’affaiblir le sérieux de votre message.
Les acronymes tels que « ASAP » ou » RSVP » peuvent être utiles, mais finalement ne sont pas nécessairement toujours compris par vos lecteurs. Il convient donc d’éviter leur utilisation, et encore moins de manière récurrente dans ses mails à des contacts professionnels.
Aérer son texte est toujours une bonne idée pour le rendre plus lisible ! Il n’y a rien de pire que de lire un immense pavé. D’autant plus quand on sait le nombre grandissant de mails reçus chaque jour en milieu professionnel. Il existe plusieurs manières d’aérer le texte, mais les paragraphes clairs restent une manière indispensable de le réaliser.
Dans le même esprit de rendre votre texte d’email et vos idées plus lisibles, les puces et listes à numéro sont un excellent moyen de parvenir à vous faire comprendre. C’est une excellente manière de permettre à votre lecteur de comprendre les points clés de votre message facilement et efficacement.
N’oubliez pas d’indiquer à votre interlocuteur qu’une pièce-jointe est ajoutée à votre email sous risque qu’il passe à côté de celle-ci. Cela vous évitera le désagrément de devoir le répéter dans un autre message. Et n’oubliez pas de bien ajouter la pièce jointe à votre mail professionnel.
La signature email est un excellent moyen de renseigner sur les autres points de contact et de donner des informations. À noter que les images sont à éviter car elles alourdissent l’email. Si vous n’avez pas d’autre choix, il est important d’optimiser la taille de l’image pour éviter un temps de chargement trop long du mail. Tout professionnel déteste devoir attendre avant la lecture d’un email.
